De ene notaris is de andere niet
“De ene notaris is de andere niet. Bij MAES notarissen zijn wij in onze benadering onderscheidend. Wij zijn vernieuwers. Geen volgers. Wij zijn gemotiveerd om het meest klantgerichte notariskantoor van de regio te zijn”, aldus Geert Janssen, notaris bij MAES notarissen. Onlangs stapten zij over op het Microsoft datacenter en een Azure Virtual Desktopomgeving, namen ze de wachtwoordkluis Keeper in gebruik en installeerden ze handige Smartboards in de spreekkamers. “Tegenover alle tinten grijs zetten wij kleur. Wij laten zien wie wij zijn en waar wij voor staan. Met onze energie, onze visie en toewijding. Zijn zichtbaar. Ondernemend. Sociaal. Treden naar buiten. Nemen onze verantwoordelijkheid. Ook maatschappelijk. Bijvoorbeeld met gratis informatieve You Tube filmpjes waarmee wij het publiek kosteloos informeren hoe zij met tussenkomst van de notaris narigheid kunnen voorkomen en geld kunnen verdienen dat anders naar de fiscus zou gaan”, zo stelt Janssen.
Snel, efficiënt en voordelig
Notaris Janssen vervolgt: “Technologie helpt ons daarbij. Onze ICT is dan ook mede dankzij Solid Partners state of the art. Wij hebben met Solid Partners een professionele externe ICT beheerder die ons volledig ondersteunt met inachtneming van de wetgeving die voor notarissen, privacy en dataveiligheid geldt. We hebben veiligheidscertificaten en kunnen real time online registers raadplegen en stukken indienen. Wij kunnen met onze automatisering onze klanten kwalitatief hoogwaardig, snel, efficiënt en voordelig bedienen. Zij worden daar gelukkig van en wij dus ook.”
Continuïteit gewaarborgd
“Het Microsoft datacenter waar wij naar zijn overgestapt, is vergelijkbaar met de traditionele Remote Desktop Server (RDS) waar veel notariskantoren nog steeds gebruik van maken. Bij een dergelijke overstap is het belangrijk dat de continuïteit en betrouwbaarheid van de dienstverlening niet in het geding komen. Met goede voorbereiding en begeleiding zorgde Solid Partners ervoor dat alle medewerkers direct aan de slag konden met de nieuwe software en dat de winkel open kon blijven. Klanten hebben helemaal niets van de conversie gemerkt.” De Smartboards bij MAES notarissen vallen direct op. “We gebruiken dit voor interactieve en digitale samenwerking met onze klanten. We nemen hiermee documenten door en kunnen onze diensten en ons kantoor beter presenteren”, legt notaris Geert Janssen uit. Solid Partners leverde de Smartboards, integreerde die met bestaande software en trainde medewerkers in het gebruik ervan.
Training digitale veiligheid
Uiteraard is veiligheid van groot belang bij MAES notarissen. Daarom hielp Solid Partners MAES notarissen met het opstellen van een Security Awareness programma. Medewerkers leren via dit programma hoe zij moeten handelen als er een cyberaanval plaatsvindt.
Periodieke en korte leersessies houden medewerkers scherp op digitale veiligheid.
Keeper
De wachtwoordkluis draagt ook bij aan digitale veiligheid. Hiermee kan elke afdeling wachtwoorden beveiligd met elkaar delen. Daarnaast beschikt het kantoor over een zeer veilige digitale omgeving, met onderdelen vanuit Microsoft Business Premium.
Janssen: “In maart gaan wij verhuizen naar een nieuwe locatie en komend jaar stappen we over op Microsoft SharePoint als Document Management System. We kijken ernaar uit deze projecten samen op te pakken met Solid Partners. They do IT for us.”
